Електронний суд: відповіді на поширені питання користувачів

     У зв’язку з численними запитаннями щодо функціонування підсистеми «Електронний суд» було зібрано найчастіші питання для підготовки відповідей на них.

     Питання №1. Зміна статусів заяв в електронному кабінеті користувача підсистеми «Електронний суд».

Відповідь. Статус заяви змінюється в залежності від проходження в системі.
В таблиці наведено перелік та опис статусів проходження заяви (документа) від моменту створення заяви в електронному кабінеті до моменту її реєстрації та створення справи в базі даних суду.

     Питання №2. Статус заяви «Відправлено» тривалий час не змінюється.

Відповідь. Заява перебуватиме в статусі «Відправлено» до моменту завантаження її до бази даних суду.
Тривалий час перебування заяви у вказаному статусі може бути спричинено наступними факторами:
1.Технічні недоліки при автоматичному завантаженні заяв до бази даних суду;
2.Технічні недоліки системи при направленні заяви через електронний кабінет.
Порада!!! У випадку тривалого часу перебування заяви в статусі «Відправлено» користувач має звернутись до служби технічної підтримки за тел. (044) 207-35-33, (044) 492-70-10, або за електронною адресою support@ics.gov.ua.
У випадку звернення засобами електронної пошти необхідно зазначити наступні дані:
1.ПІБ користувача;
2.Суд, до якого подавалась заява;
3.Назва шаблону за яким створювалась заява;
4.Дата та час подачі заяви.

     Питання №3. Статус заяви «Доставлено» тривалий час не змінюється.

Відповідь. Вказаний статус свідчить про те, що заяву успішно завантажено в базу даних суду.
Тривалий час перебування заяви у вказаному статусі може бути спричинено наступними факторами:
1.Заяву завантажено до бази даних суду, але не виконано її реєстрацію;
2. Заяву зареєстровано в базі даних суду, але на її основі ще не створено картку справи;
3.Технічні недоліки при передачі даних до електронного кабінету.
УВАГА!!! Трапляються поодинокі випадки, коли статус заяви «Доставлено», а матеріали справи вже доступні в розділі «Мої справи».
Порада!!! У випадку тривалого часу перебування заяви в статусі «Доставлено» користувач має звернутись до служби технічної підтримки за тел. (044) 207-35-33, (044) 492-70-10, електронна адреса support@ics.gov.ua.
У випадку звернення засобами електронної адреси необхідно зазначити наступні дані:
1.ПІБ користувача;
2.Суд, до якого подавалась заява;
3.Назва шаблону за яким створювалась заява;
4.Дата та час подачі заяви.

     Питання №4. Відсутня справа в розділі «Мої справи».

Відповідь. Основним параметром доступу до електронних примірників матеріалів судових справ в електронному кабінеті користувачів підсистеми «Електронний суд» є наявність відомостей про реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі – РНОКПП) відповідного учасника по справі в електронній картці справи автоматизованої системи документообігу суду.
Причини, за яких справа відсутня в електронному кабінеті:
1.Відсутній РНОКПП в електронній картці учасника справи автоматизованої системи документообігу суду;
2.РНОКПП користувача вказано некоректно;
3.Справа реєструвалась в базі даних суду в період до запровадження в тестову експлуатацію підсистеми «Електронний суд»;
Порада!!! У випадку відсутності справи в електронному кабінеті користувач має звернутись до служби технічної підтримки за тел. (044) 207-35-33, (044) 492-70-10, електронна адреса support@ics.gov.ua.
У випадку звернення засобами електронної пошти необхідно зазначити наступні дані:
1.ПІБ користувача та його РНОКПП (для однозначної ідентифікації користувача);
2.Суд, що розглядав справу;
3.Номер справи.

     Питання №5. Подача заяви про внесення даних РНОКПП...

Відповідь. Вказана заява подається до суду для можливості отримання доступу до матеріалів справи в розділі «Мої справи» (Питання №4).
Після отримання вказаної заяви, суд має зареєструвати її та перевірити наявність РНОКПП (ЄДРПОУ) учасника (користувача) в картці справи. Якщо РНОКПП (ЄДРПОУ) відсутній, необхідно його вказати.
ВАЖЛИВО!!! Адміністратор системи не може впливати на процедуру перевірки та внесення даних працівниками суду. Адміністратор може лише надати рекомендації щодо коректності виконання таких дій!
У випадках, коли після направлення такої заяви до суду доступ до справи відсутній, користувач має:
1.Звернутись до суду (телефонним зв'язком, електронною поштою тощо) та дізнатись стан реєстрації його заяви;
2.Якщо суд повідомив, що всі дії з його боку виконані, а справа не з'явилась, звернутись до служби технічної підтримки за тел. (044) 207-35-33, (044) 492-70-10, електронна адреса support@ics.gov.ua.
У випадку звернення засобами електронної пошти необхідно зазначити наступні дані:
1.ПІБ користувача та РНОКПП (для однозначної ідентифікації користувача);
2.Суд, до якого подавалась заява;
3.Номер справи.

     Питання №6. Подача заяви про вступ у справу як...

Відповідь. Вказана заява також подається до суду для можливості отримання доступу до матеріалів справи в розділі «Мої справи».
Після отримання вказаної заяви, суд має зареєструвати її та додати учасника до картки, зазначивши при цьому всі дані користувача, що були вказані в заяві.
У випадку наявності такого учасника в картці справи – перевірити наявність РНОКПП та, у випадку його відсутності, додати його.
ВАЖЛИВО!!! Адміністратор системи не може впливати на процедуру перевірки та внесення даних працівниками суду. Адміністратор може лише надати рекомендації щодо коректності виконання таких дій!
Рішення щодо внесення такого користувача до переліку учасників справи приймає склад суду, у провадженні якого знаходиться справа.
У випадках, коли після направлення такої заяви до суду доступ до справи відсутній, користувач має:
1.Звернутись до суду (телефонним зв'язком, електронною поштою тощо) та дізнатись стан реєстрації його заяви;
2.Якщо суд повідомив, що всі дії з його боку виконані, а справа не з'явилась, звернутись до служби технічної підтримки за тел. (044) 207-35-33, (044) 492-70-10, електронна адреса support@ics.gov.ua.
У випадку звернення засобами електронної пошти необхідно зазначити наступні дані:
1.ПІБ користувача та РНОКПП (для однозначної ідентифікації користувача);
2.Суд, до якого подавалась заява;
3.Номер справи.

     Питання №7. Відсутній шаблон.

Відповідь. Шаблони заяв в електронному кабінеті користувача підсистеми «Електронний суд» реалізовано у відповідності до системних типів документів в автоматизованій системі документообігу суду (далі – АСДС) для полегшення процедури реєстрації таких заяв в суді. В залежності від шаблону в АСДС автоматично визначається реєстраційний тип документа при реєстрації заяви, що надійшла через «Електронний суд».
Також, наявність таких шаблонів дозволить користувачам, що не мають досвіду у написанні та поданні заяв до суду, самостійно працювати з такими заявами у власному кабінеті.
Звертаємо Вашу увагу, що на кроці «Текст заяви» будь-якого шаблону, користувач має можливість вносити свій варіант тексту заяви. Приклад заяви реалізовано з метою надання зразку, який можна використовувати в роботі з текстом заяви.
Форма шаблону містить універсальні кроки заповнення, які у разі необхідності користувач може заповнити, або пропустити, якщо такий крок не потрібен.
Якщо користувач не знайшов потрібного йому шаблону заяви, він може скористатися універсальними шаблонами.
У переліку шаблонів первинних заяв наявний універсальний шаблон «Позовна заява» для цивільного судочинства, господарського судочинства та адміністративного судочинства.

     Питання №8. Відсутні скановані матеріали (для справ місцевих загальних та апеляційних судів)

Відповідь. В електронному кабінеті користувача підсистеми «Електронний суд» для перегляду доступні наступні електронні примірники документів, що створюються в базі даних суду:
1.Реєстраційна картка ВХІДНОГО документу.
2.Протоколи автоматизованого розподілу справи. (саме протокол, що друкується та підшивається до матеріалів справи, не звіт).
3.Судова повістка та повідомлення про виклик до суду.
4.Оголошення про виклик (особи зареєстроване місце проживання (перебування), місцезнаходження чи місце роботи якої невідоме).
5.Технологічний документ «Внесення дат слухання» або будь-який інший документ який має посилання на дату призначення підготовчого/судового розгляду (за умови наявності цифрового підпису та статусу «Оригінал»).
6.Судові рішення.
ВАЖЛИВО!!! Решта створених в базі даних суду документів по справі, у тому числі й документи, які формують історичність змін в картці справи, в електронному кабінеті не відображаються.
Скановані матеріали судових справ, а також інші матеріали різних форматів, мають прикріплюватись працівниками суду ВИКЛЮЧНО до зазначених вище електронних примірників документів.
УВАГА!!! Скановані матеріали та файли, що були прикріплені до інших документів по справі, у тому числі й до документів, які формують історичність змін в картках справи, в електронний кабінет надходити НЕ БУДУТЬ!!!
ВАЖЛИВО!!! Адміністратор системи не може впливати на процедуру перевірки та внесення даних працівниками суду. Адміністратор може лише надати рекомендації щодо коректності виконання таких дій.
Скановані матеріали та файли відображаються в електронному кабінеті як додатки до електронних примірників документів та розміщуються нижче вікна перегляду електронного примірника в блоці «Додатки».
У випадку, якщо до примірника прикріплено декілька файлів, то перший прикріплений буде відображатись у вікні перегляду, а решта будуть доступні під вікном перегляду.
У випадках відсутності в електронному кабінеті сканованих матеріалів по конкретній справі користувач повинен:
1.Звернутись до суду та з'ясувати чи прикріплювались скановані матеріали в базі даних суду, за можливості, встановити до яких саме документів в базі даних суду прикріплені скановані матеріали (телефонним зв'язком, електронною поштою тощо);
2.Якщо суд повідомив, що всі дії з його боку виконані, а скановані матеріали не з'явилась, звернутись до служби технічної підтримки за тел. (044) 207-35-33, (044) 492-70-10 або за електронною адресою support@ics.gov.ua.
У випадку звернення засобами електронної пошти необхідно зазначити наступні дані:
1.ПІБ користувача та РНОКПП (для однозначної ідентифікації користувача);
2.Суд, до якого подавалась заява;
3.Номер справи.

     Питання №9. Відсутні скановані матеріали у адміністративних та господарських судах.

Відповідь. В електронному кабінеті користувача підсистеми "Електронний суд" для перегляду доступні наступні документи, що створюються в базі даних суду:
1. Реєстраційна картка документу, що надійшов через ЕС (будь-яка).
2. Реєстраційна картка документу для направлення в кабінет ЕС (будь-яка).
3. Документ реєстрації (створення) картки справи (перший системний справоутворюючий документ).
4. Протоколи автоматизованого розподілу справи (саме протоколи/витяги з протоколів, що друкуються та підшивається до матеріалів справи, не звіт).
5. Судові повістка про виклик в суд (для адміністративних судів).
6. Судові рішення.
ВАЖЛИВО !!! Решта створених в базі даних суду документів по справі, у тому числі й документи, які формують історичність змін в картці справи, в електронному кабінеті не відображаються.
Скановані матеріали судових справ, а також інші матеріали різних форматів, мають прикріплюватись працівниками суду ВИКЛЮЧНО до зазначених вище електронних примірників документів.
УВАГА!!! Скановані матеріали та файли, а також інші матеріали різних форматів, що були прикріплені до інших документів по справі, у тому числі й до документів, які формують історичність змін в картках справи, в електронний кабінет надходити НЕ БУДУТЬ!!!
ВАЖЛИВО!!! Адміністратор системи не може впливати на процедуру перевірки та внесення даних працівниками суду. Адміністратор може лише надати рекомендації щодо коректності виконання таких дій!
Скановані матеріали та файли відображаються в електронному кабінеті як додатки до електронних примірників документів та розміщуються нижче вікна перегляду електронного примірника в блоці «Додатки».
У випадку, якщо до примірника прикріплено декілька файлів, то перший прикріплений буде відображатись у вікні перегляду, а решта будуть доступні під вікном перегляду.
У випадках відсутності в електронному кабінеті сканованих матеріалів по конкретній справі користувач повинен:
1.Звернутись до суду та з'ясувати чи прикріплювались скановані матеріали в базі даних суду, за можливості, встановити до яких саме документів в базі даних суду прикріплені скановані матеріали (телефонним зв'язком, електронною поштою тощо);
2. Якщо суд повідомив, що всі дії з його боку виконані, а скановані матеріали не з'явились, звернутись до служби технічної підтримки за тел. (044) 207-35-33, (044) 492-70-10 або за електронною адресою support@ics.gov.ua.
У випадку звернення засобами електронної пошти необхідно зазначити наступні дані:
1.ПІБ користувача та РНОКПП (для однозначної ідентифікації користувача);
2.Суд, до якого подавалась заява;
3.Номер справи.

     Питання № 10. Файли-додатки не прикріплено

Відповідь. Вказане повідомлення при відкритті електронного примірника документу по справі в електронному кабінеті вказує на:
1.Скановані матеріали справді не прикріплено до вказаного електронного примірника документу;
2.Скановані матеріали прикріплено до вказаного електронного примірника документу, проте не виконана процедура відправлення вказаного документу до електронного кабінету.
3.Технічні недоліки в роботі системи під час перегляду вказаного примірника.
ВАЖЛИВО!!! В більшості випадків вказане повідомлення з'являється при відкритті документу «Реєстраційна картка вхідного документу» (для справ місцевих загальних та апеляційних судів) та документу реєстрації (створення) картки справи (перший системний справоутворюючий документ для справ адміністративних та господарських судів, наприклад «Адміністративний позов» тощо). Додатково див. питання №8 та №9.
У випадках наявності вказаного повідомлення при відкритті електронного примірника документу користувач повинен:
1.Звернутись до суду та з'ясувати чи прикріплювались скановані матеріали в базі даних суду, за можливості, встановити до яких саме документів в базі даних суду прикріплені скановані матеріали (телефонним зв'язком, електронною поштою тощо);
2.Звернутись до служби технічної підтримки за тел. (044) 207-35-33, (044) 492-70-10 або за електронною адресою support@ics.gov.uа.
У випадку звернення засобами електронної пошти необхідно зазначити наступні дані:
1.ПІБ користувача та РНОКПП (для однозначної ідентифікації користувача);
2.Суд, що розглядає справу;
3.Номер справи;
4. Документ по справі (назва, номер документу тощо).

     Питання № 11. Документ в стадії завантаження

Відповідь. Вказане повідомлення при відкритті електронного примірника документу по справі в електронному кабінеті вказує на можливі технічні недоліки при відкритті електронного примірника документу.
У випадках наявності вказаного повідомлення при відкритті електронного примірника документу користувач повинен: Звернутись до служби технічної підтримки за тел. (044) 207-35-33, (044) 492-70-10 або за електронною адресою support@ics.gov.ua.
У випадку звернення засобами електронної пошти необхідно зазначити наступні дані:
1.ПІБ користувача та РНОКПП (для однозначної ідентифікації користувача);
2.Суд, що розглядає справу;
3.Номер справи.
4. Документ по справі (назва, номер документу тощо).

     Питання № 12. Подача заяви у якості представника (захисника) за електронною довіреністю

Відповідь. Для подачі заяви до суду в якості представника (захисника) за електронною довіреністю необхідно натиснути в розділі «Заяви» на «Створити». У вікні «Подача заяви» необхідно обрати «Як представник (захисник)». У вікні «Подача заяви» необхідно обрати «Як представник (захисник)». У вікні «Довіреності» обрати «Електронна довіреність» та в полі «Вкажіть довірителя» обрати довірителя.
ВАЖЛИВО!!! Для подачі заяви у в якості представника (захисника) за електронною довіреністю довіритель попередньо має надати представнику електронну довіреність у власному електронному кабінеті.
УВАГА!!! При подачі заяви у якості представника за електронною довіреністю інформація про ДОВІРИТЕЛЯ на кроці «Позивач» («Заявник») буде заповнена АВТОМАТИЧНО з відомостей про такого користувача в підсистемі «Електронний суд».

     Питання № 13. Подача заяви у якості представника (захисника) за «паперовою» довіреністю

Відповідь. Для подачі заяви до суду в якості представника (захисника) за «паперовою» довіреністю необхідно натиснути в розділі «Заяви» на «Створити». У вікні «Подача заяви» необхідно обрати «Як представник (захисник)». У вікні «Подача заяви» необхідно обрати «Копія документа, який підтверджує повноваження представника)» та завантажити скан-копію такого документу.
УВАГА!!! При подачі заяви у якості представника за «паперовою» довіреністю інформація про ДОВІРИТЕЛЯ на кроці «Позивач» («Заявник») заповнюється користувачем САМОСТІЙНО!!!

     Питання № 14. Подача «вторинної» заяви

Відповідь. «Вторинні» заяви – це заяви які подаються в межах справи або за результатами її розгляду.
Для подачі «вторинної» заяви необхідно натиснути на «Створити заяву» попередньо перейшовши до переліку документів по необхідній справі.

     Питання № 15. Назва завантажуваного додатку

Відповідь. Система повідомляє про можливість використання символів у назві додатку, а також максимальну кількість символів.
Для цього потрібно ввести певний символ в рядок «Назва додатку» та навести курсор миші на повідомлення «Некоректна назва додатка».

Джерело - Офіційна сторінка ДП ІСС "Електронний суд" на Фейсбук

Прессекретар суду